Qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Überblick

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein sicheres und rechtsverbindliches Verfahren, um die Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente zu gewährleisten. Trotz ihres langjährigen Bestehens und ihrer Bedeutung im digitalen Rechtsverkehr ist vielen nicht klar, wie die QES genau funktioniert und welche Schritte notwendig sind, um eine solche Signatur zu erhalten.

Laut dem Rat der Europäischen Union würde in einem Land wie Estland jede Woche ein Stapel Papier so hoch wie der Eiffelturm gespart, wenn elektronische Signaturen in der EU in vollem Umfang genutzt würden. Es besteht also ein deutliches Potenzial.

Doch nicht jede elektronische Signatur ist gleich: Ein Blick auf die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen zeigt, warum die QES als höchste Sicherheitsstufe gilt.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, ist eine fortgeschrittene Form der elektronischen Unterschrift und ist rechtlich gesehen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie wird durch kryptographische Verfahren erzeugt und verifiziert die Identität des Unterzeichners sowie die Integrität des signierten Dokuments.

Im Gegensatz zu herkömmlichen digitalen Signaturen erfüllt die qualifizierte Signatur strenge Sicherheits- und Authentizitätsstandards nach gesetzlichen Vorgaben, um die Unveränderbarkeit und Verbindlichkeit elektronischer Dokumente sicherzustellen.

Wo wird die QES als Signatur verwendet?

Die qualifizierte elektronische Signatur gilt branchenübergreifend als vertrauenswürdiges und sicheres Mittel für den digitalen Dokumentenaustausch, unter anderem:

• In der Wirtschaft
• Im Gesundheitswesen
• Bei juristischen Unterlagen
• In der öffentlichen Verwaltung

Verwendet wird sie dabei für all die Anträge und Verträge, die laut Gesetz eine Schriftform erfordern.

Durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen lassen sich Vertragsabschlüsse und sonstige Geschäftsprozesse deutlich beschleunigen. Dokumente können unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit unterzeichnet werden. Darüber hinaus reduziert die QES den Verwaltungs- und Papieraufwand erheblich, da aufwändige Prozesse wie das Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden von Dokumenten entfallen.

Qualifizierte elektronische Signatur und digitale Signatur: Wo ist der Unterschied?

Die QES ist eine spezifische Art der digitalen Signatur. Diese basiert dabei auf asymmetrischer Kryptografie: Ein eindeutiges Schlüsselpaar, bestehend aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel, gewährleistet die Authentizität und Integrität der Signatur.

Im Gegensatz zu anderen digitalen Signaturen ist die qualifizierte elektronische Signatur diejenige mit den höchsten Sicherheitsstandards.

Die 3 Stufen der elektronischen Signatur

Die eIDAS-Verordnung (“electronic IDentification, Authentication and Trust Service”) definiert und unterscheidet folgende Arten elektronischer Signaturen:

1. Einfache elektronische Signaturen (SES): Einfache elektronische Signaturen (SES von "Simple Electronic Signature") umfassen alle Formen der elektronischen Kennzeichnung oder Bestätigung, die die Integrität eines Dokuments sicherstellen sollen. Sie können per E-Mail, Klick oder digitalen Unterschriftenpad erstellt werden und sind rechtlich anerkannt. Allerdings schwankt das Sicherheitsniveau, da SES nur die Identität des Unterzeichners mit geringer Gewissheit bestätigen und leichter manipulierbar sind als höherwertige Signaturen. Sie bieten grundlegenden Schutz, sind aber für sensible Transaktionen weniger geeignet.
   
   
2. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES): Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES von "Advanced Electronic Signature") bieten eine zeitgemäße Alternative zur handschriftlichen Unterschrift in digitalen Geschäftsprozessen. Sie garantieren, dass das Dokument nach dem Signieren unverändert und vor Manipulation geschützt bleibt. Dies geschieht mithilfe eines Signaturschlüssels. Rechtlich entspricht die FES der eigenhändigen Unterschrift und sichert elektronische Transaktionen und Geschäftsprozesse zuverlässig ab.
   
   
3. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): Qualifizierte elektronische Signaturen sind die sicherste Form elektronischer Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Sie erfordern eine eindeutige Verifizierung des Unterzeichners durch einen zertifizierten Vertrauensdienst und erfüllen strenge rechtliche Kriterien. QES haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie handschriftliche Unterschriften und gewährleisten höchste Sicherheit und Rechtskonformität. In vielen Fällen, in denen das Gesetz die Schriftform vorschreibt, kann eine qualifizierte elektronische Signatur diese ersetzen.

Der wesentliche Unterschied besteht also in der Verifizierung der Identität des Unterzeichners. Diese erfolgt bei einer qualifizierten elektronischen Signatur durch einen akkreditierten Zertifizierungsdienst. Eine QES bietet mehr Verlässlichkeit und Rechtssicherheit als eine einfache elektronische Signatur, die in erster Linie die Integrität des Dokuments gewährleistet.

Welche Sicherheitsstufe der digitalen Signatur benötige ich?

Die richtige Sicherheitsstufe hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Zwar bietet die QES die höchste Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit, doch sie ist nicht immer zwingend erforderlich.

In vielen Bereichen reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) oder sogar eine einfache elektronische Signatur (SES) aus, um Dokumente digital zu unterzeichnen. Die QES wird nur in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, etwa bei Verbraucherdarlehensverträgen.

Die QES ist daher eher die Ausnahme als die Regel. Sie sollten also die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen im Vorhinein abwägen, um zu entscheiden, welche Sicherheitsstufe für Ihre Dokumente notwendig ist.

QES: Smartcard oder Cloud?

Die qualifizierte elektronische Signatur wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt und den Signaturschlüssel des Unterzeichners schützt.

Anstatt mit einer Smartcard kann die Verwaltung der SSEE bei der QES durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erfolgen. So wird die Signatur aus der Ferne erstellt, und das Manipulationsrisiko, das durch Lesegeräte und Smartcards entsteht, entfällt. Neben physischen Smartcards kann gemäß der eIDAS-Verordnung also auch eine Cloud-basierte Lösung als SSEE dienen.

Was sind Vertrauensdienste?

Vertrauensdienste sind Anbieter, die digitale Zertifikate, elektronische Signaturen und andere sicherheitsrelevante Dienste bereitstellen. Sie gewährleisten die Echtheit und Integrität elektronischer Transaktionen.

Gemäß der eIDAS-Verordnung müssen qualifizierte Vertrauensdienste bestimmte Sicherheits- und Qualitätsanforderungen erfüllen. Dazu zählen beispielsweise die Identitätsprüfung des Unterzeichners und die Ausstellung qualifizierter Zertifikate. Ein qualifizierter Vertrauensdienstanbieter (Trust Service Provider, TSP) wird von einer staatlichen Aufsichtsbehörde zertifiziert und überwacht.

Nur Signaturen, die von solchen zertifizierten Vertrauensdienstanbietern ausgestellt wurden, gelten als qualifizierte elektronische Signaturen und besitzen die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine Signatur in Schriftform.

Wozu benötigt man eine qualifizierte elektronische Signatur?

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sichern die Rechtsverbindlichkeit im Arbeitsrecht.

• Ein digitaler Arbeitsvertrag erfordert nicht immer eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein unbefristeter Vertrag kann auch mit einer EES oder FES rechtsgültig unterzeichnet werden.
• Anders ist es bei befristeten Verträgen in Deutschland: Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) verlangt hierfür grundsätzlich die Schriftform. Handelt es sich um einen digitalen Vertrag, reicht meist die QES aus, da sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Unternehmen, Behörden und Vertragspartner schützen die Sicherheit und Integrität im elektronischen Datenverkehr.

• Sie stellen sicher, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich verändert werden.
• Sie ermöglichen einen vertrauenswürdigen Austausch von Informationen und Geschäftsdaten.

Unterzeichner weisen ihre Identität nach und schützen sich vor Betrug.

• Sie bestätigen eindeutig ihre Identität durch die QES.
• Sie erhöhen die Sicherheit elektronischer Transaktionen und vermeiden Identitätsdiebstahl.

Banken, Behörden und Unternehmen nutzen die QES für besonders sensible Dokumente.

• Sie setzen sie ein für behördliche Dokumente, Finanztransaktionen und hochsichere Verträge.
• Sie verwenden die QES, wenn einfache oder fortgeschrittene elektronische Signaturen nicht ausreichen.

Eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen: So funktioniert es

Für die Signaturerstellung einer QES ist eine qualifizierte elektronische Signaturkarte erforderlich, die ein elektronisches Zertifikat eines nach der eIDAS-Verordnung anerkannten Zertifizierungsdienstes enthält. Das Zertifikat bestätigt die Identität des Unterzeichners und enthält verschlüsselte Informationen, die für die Erstellung und Überprüfung der Signatur benötigt werden.

Qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen werden von (öffentlichen und privaten) Anbietern zur Verfügung gestellt, denen von einer zuständigen nationalen Behörde ein qualifizierter Status zuerkannt wurde, der in den nationalen "vertrauenswürdigen Listen" der EU-Mitgliedstaaten verzeichnet ist. Auf diese Listen kann über den Browser für vertrauenswürdige Listen zugegriffen werden.

Der Verschlüsselungsprozess basiert auf einem kryptografischen Schlüsselpaar: dem privaten Signaturschlüssel und dem dazugehörigen öffentlichen Schlüssel.

• Der private Signaturschlüssel ist nur dem Unterzeichner zugänglich und Teil dieses Schlüsselpaares. Er ist kryptografisch verschlüsselt und wird vom Anbieter des qualifizierten Zertifikats auf einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit zur Verfügung gestellt.
• Der öffentliche Schlüssel ist für jeden zugänglich und wird verwendet, um die Signatur zu verifizieren. Er kann Dokumente entschlüsseln, die mit dem entsprechenden privaten Signaturschlüssel signiert wurden. So wird die Authentizität der Signatur und des Unterzeichners bestätigt.
• Das qualifizierte Zertifikat, ausgestellt vom Trust Service Provider, fungiert als Bindeglied zwischen den beiden Schlüsseln und bestätigt sowohl ihre Zugehörigkeit als auch die Identität des Unterzeichners. Es garantiert, dass der öffentliche Schlüssel tatsächlich zum entsprechenden privaten Signaturschlüssel gehört.

Verträge mit qualifizierter elektronischer Signatur abschließen

Um Verträge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu unterzeichnen, sollten Sie die folgenden 7 Schritte befolgen:

1. Auswahl eines vertrauenswürdigen Anbieters: Suchen Sie einen vertrauenswürdigen Anbieter von QES-Diensten, der von einer anerkannten Zertifizierungsstelle (Trust Service Provider, TSP) zertifiziert ist. Beispiele für solche Anbieter sind D-Trust (ein Unternehmen der Bundesdruckerei), Swisscom, A-Trust oder GlobalSign.
   
   
2. Registrierung und Identifizierung: Melden Sie sich beim Anbieter an und durchlaufen Sie den Identifizierungsprozess. Dies kann persönlich vor Ort oder remote per Video-Ident- oder Auto-Ident-Verfahren erfolgen. Dabei müssen Sie Ihre Identität durch amtliche Dokumente wie Personalausweis oder Reisepass nachweisen.
   
   
3. Nutzung der Signatursoftware: Rufen Sie die vom Anbieter bereitgestellte Software oder Anwendung auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät auf. Mit dieser Software können Sie Dokumente signieren.
   
   
4. Erhalt eines Signaturzertifikats: Nach erfolgreicher Identifizierung erhalten Sie ein qualifiziertes Fernzertifikat, das für die elektronische Signatur verwendet wird.
   
   
5. Bereiten Sie das Dokument vor: Öffnen Sie das zu signierende Dokument in der Signatursoftware.
   
   
6. Dokument signieren: Wählen Sie in der Software die Option zum Signieren des Dokuments. Je nach Anbieter und Gerät müssen Sie möglicherweise eine PIN oder ein Passwort eingeben, um die Signatur zu bestätigen. Das Dokument ist nun elektronisch signiert und mit Ihrem Zertifikat verknüpft.
   
   
7. Prüfen der Signatur: Nach dem Signieren kann die Gültigkeit der QES geprüft werden. Dies kann durch die Signatursoftware oder durch spezielle Verifizierungsdienste erfolgen, die sicherstellen, dass die Signatur echt und das Dokument unverändert ist.

Welche Anforderungen gibt es an die qualifizierte elektronische Signatur?

Nach der eIDAS-Verordnung müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein, um eine Signatur als qualifiziert zu klassifizieren. Die nachfolgende Tabelle bietet einen zusammenfassenden Überblick über die spezifischen Anforderungen, die an eine qualifizierte elektronische Signatur gestellt werden:

Die rechtliche Grundlage der qualifizierten elektronischen Signatur

Die rechtliche Grundlage der qualifizierten elektronischen Signatur ist sowohl in sämtlichen EU-Mitgliedsstaaten als auch in der Schweiz verankert und gewährleistet ihre rechtliche Verbindlichkeit. Die QES wird juristisch auf einer Stufe mit einer normalen Unterschrift auf Papier angesehen. Sie wird daher auch in rechtlichen Kontexten als verbindliche Form der elektronischen Unterzeichnung akzeptiert.

Seit 2016 regelt die eIDAS-Verordnung die QES, speziell in Artikel 25 Absatz 2. Dort heißt es wie folgt:

"Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift."

Mit der eIDAS-Verordnung wurde das zuvor uneinheitliche Signaturrecht der EU-Mitgliedsstaaten durch eine konsistente Regelung ersetzt. Dabei werden klare Standards festgelegt, die in der gesamten Europäischen Union die Gültigkeit und Rechtsverbindlichkeit der QES gewährleisten. Dadurch wird eine einheitliche und verlässliche Grundlage für die Anwendung und Anerkennung der QES geschaffen:

"Eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt." (eIDAS Art. 25 Abs. 3)

Fazit

Qualifizierte elektronische Signaturen spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Vertraulichkeit, rechtlicher Verbindlichkeit und Sicherung der Integrität von Dokumenten. Mit der eIDAS-Verordnung wurden klare Standards für elektronische Signaturen etabliert, wobei die QES das höchste Sicherheitsniveau darstellt.

Durch die Kombination aus einem qualifizierten Zertifikat, einem elektronischen Schlüsselpaar und einer eindeutigen Identifizierung des Unterzeichners bietet die QES ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit, das mit einer händischen Unterschrift gleichgestellt ist.

Qualifizierte elektronische Signaturen sorgen für einen sicheren und rechtlich anerkannten Dokumentenaustausch und tragen zu effizienteren und digitaleren Arbeitsprozessen in zahlreichen Branchen und Rechtsgebieten bei. Mit der Integration von Skribbel bietet PXL Vision bereits die Möglichkeit zur einfachen elektronischen Signierung von Dokumenten. Unser Auto-Ident-Verfahren PXL Ident kann somit optional um das Modul der einfachen elektronischen Signatur erweitert werden. Dies vereinfacht das direkte Unterzeichnen von Verträgen im Verifikationsprozess deutlich. Mit unserem Produkt PXL Sign werden wir ab Mitte 2025 auch eine eigene Lösung für die Erstellung einer QES anbieten können - wobei die Identifikation dann über uns laufen wird und die Erstellung des Zertifikats über einen Partner-TSP.

Sie interessieren sich für das Thema der qualifizierten elektronischen Signatur oder suchen nach einer Lösung dazu? Dann kontaktieren Sie uns gerne!

FAQ zur qualifizierten elektronischen Signatur

.