Know Your Customer
(KYC) Ratgeber
Lesen Sie hier alles rund ums Thema KYC.
Und erfahren Sie, wie Sie mit unseren Lösungen
Ihre KYC-Prozesse digitalisieren können.
Was ist KYC?
„Know Your Customer" steht im Deutschen für „Kenne deinen Kunden“. Darunter versteht man das Identifizieren und Verifizieren von Neu- und Bestandskunden anhand von Geldwäscherichtlinien. Eine Prüfung kann unvorhergesehene Risiken aufdecken. In einer bestehenden oder entstehenden Geschäftsbeziehung kann KYC etwa fiktive Unternehmen identifizieren oder Gelder aus dubiosen Quellen aufdecken. Mit den automatisierten Lösungen zur Identitätsprüfung von PXL Vision können Unternehmen KYC-Prozesse abbilden. Unsere Experten beraten Sie gerne dabei, wie wir gemeinsam Ihre Prozesse aufsetzen oder optimieren können.
Durch die Konsolidierungsvorgaben der europäischen Richtlinie der Europäischen Union und Änderungen des Geldwäschegesetzes stehen Unternehmen, insbesondere Kreditinstitute und Finanzinstitute, zunehmend in der Verantwortung, einen Beitrag zur Geldwäscheprävention zu leisten. Dies ist zudem auch ein fester Bestandteil des Compliance-Managements betroffener Unternehmen. Mit dem Know-Your-Customer-Prinzip wurden Standards zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML), Terrorismusfinanzierung und anderen Wirtschaftskriminalität etabliert.
Mindestanforderungen für KYC-Tests sind die Identitätsüberprüfung von Vertragspartnern, die Identifizierung von Eigentum und wirtschaftlich Berechtigten sowie die Klärung der wirtschaftlichen Hintergründe.
KYC ist Teil des Due-Diligence-Prozesses
Die Prüfung von Kunden und Geschäftspartnern nach den Vorgaben des „Know Your Customer“-Prinzips ist ein relevanter Bestandteil der allgemeinen (Kunden-)Due-Diligence-Prüfung. Due Diligence beschreibt einen Prüfprozess, bei dem Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken von Unternehmen im Zusammenhang mit rechtlichen und wirtschaftlichen Geschäftsvorfällen analysiert werden. Due Diligence, auch Risikoanalyse genannt, zielt darauf ab, Unternehmen vor potenziellen Risiken zu schützen.
Die Gründe für Sorgfaltspflichten in Unternehmen sind vielfältig und umfassen folgende Geschäftsprozesse:
- Fusionen und Übernahmen
- Vermeiden von Reputationsschäden
- Verhinderung von Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität
Bei der Prävention von Geldwäsche- und Wirtschaftskriminalität spielt die Sorgfaltspflicht eine wichtige Rolle. Kernstück dieser Analyse ist letztlich die Wissensprüfung Ihrer Kunden.
Das bedeutet, dass Partner im Geschäftsumfeld sorgfältig geprüft werden.
Was ist die Rechtsgrundlage von KYC?
Artikel 8 der 3. EU-Geldwäscherichtlinie, die 4. EU-Geldwäscherichtlinie und das Geldwäschegesetz (GwG) stellen die zentrale Rechtsgrundlage des Grundsatzes dar. Zusammen mit dem UK Anti-Bribery Act, dem UK Modern Slavery Act und der Financial Action Task Force (FATF) stellen die EU-Prinzipien den rechtlichen Rahmen für solche Aktivitäten dar.
Der KYC-Prozess
Der KYC-Prozess beinhaltet die Identifizierung und Überprüfung der Identität des Kunden: Eine Reihe von Kontrollen werden durchgeführt, um den Aufbau einer Geschäftsbeziehung mit Personen zu vermeiden, die unter anderem an Terrorismus, Korruption oder Geldwäsche beteiligt sind.
Im Rahmen des KYC-Prozesses wird die Identität der Kunden überprüft und ihnen Zugang zu den von ihnen benötigten Produkten oder Dienstleistungen gewährt. Dazu gibt es unterschiedliche Authentifizierungsmethoden, allerdings erfüllen nicht alle die gesetzlichen Anforderungen.
Verschiedene Aufsichtsbehörden haben unterschiedliche Anforderungen, um Ihre Kunden zu kennen.
Einige der KYC-Anforderungen umfassen:
- Der Führerschein
- Den Ausweis
- Das Dokument zum Adressnachweis
Sie können Ihr Kunden-Onboarding online oder persönlich in einer Filiale oder einem Ladengeschäft durchführen. Wenn dies remote/online erfolgt oder wenn der Prozess digitalisiert wurde, wird dies als eKYC-Prozess (Electronic Know-Your-Customer/ Electronic Customer Identification) bezeichnet.
Und was ist die KYC-Verifizierung?
Die Know-Your-Customer-Verifizierung ist der Prozess der Überprüfung der Identität eines Kunden, um die Know-Your-Customer-Bestimmungen einzuhalten.
Die KYC-Verifizierung besteht aus zwei Faktoren: Identität und Adresse. Es muss daher einen Identitätsnachweis (Personalausweis, Reisepass oder Führerschein) und einen Nachweis der auf dem Konto registrierten Wohnadresse (Strom- oder Telefonrechnung, Kontoauszug, Mietvertrag oder amtliches Dokument) vorgelegt werden.
Auf der Farbkopie des Ausweises muss der vollständige Name, das Geburtsdatum, Ablaufdatum und Foto zu sehen sein. Auch der Adressnachweis muss Name und Wohnadresse enthalten und darf nicht älter als 3 Monate sein.
Dabei sollte die neueste Dokumentation verwendet werden.
PXL Vision
Als Anbieter von Lösungen zur Identitätsprüfung reagiert PXL Vision auf die wachsenden Bedürfnisse von Unternehmen. Seit der Markteinführung unserer Software-as-a-Service-Lösung PXL Ident im April 2022 bieten wir Unternehmen eine vollautomatisierte Identitätsverifikation. PXL Ident umfasst vier Module für einen vollständig digitalisierten Integrations- und Konvertierungsprozess – von der Kundenregistrierung über die Identitätsprüfung und zusätzliche Prüfungen bis hin zur digitalen Signatur. Zusätzlich verschnellert sich durch unsere Lösungen der oft noch sperrigen KYC-Prozess enorm. PXL Ident ist keine „One size fits all“-Lösung, sondern lässt sich flexibel konfigurieren. D. h. wir können die Software immer optimal an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
Die KYC-Prozessdauer
Die Dauer des gesamten KYC-Prozesses kann je nach Rechtsform, Branche und eigenem Tempo variieren. Bei den Verifizierungsschritten wird dabei zwischen dem KYC-Prozess für Einzelpersonen und für Unternehmen unterschieden. In nur wenigen Minuten können die unten aufgelisteten Schritte in der Regel abgeschlossen werden.
Der eigentliche KYC-Prozess dauert nur wenige Minuten, aber der Verifizierungsprozess selbst im Hintergrund kann bis zu 48 Stunden dauern. Mit PXL Ident kann die Verifizierung der Identität deutlich schneller ablaufen – und zwar binnen 30 Sekunden.
Die KYC-Verifizierung für Einzelpersonen
Um die Identität von Neu- und Bestandskunden zu überprüfen, muss ein KYC-Prozess durchgeführt werden. Es gibt KYC-Verfahren für Einzelpersonen und für Unternehmen. Für Einzelpersonen müssen die folgenden Schritte durchlaufen werden:
Bereitstellung von Dokumenten
Um die Identität des Kunden sicherzustellen und um kriminelle Machenschaften wie Geldwäsche und Identitätsdiebstahl zu verhindern, wird der Kunde aufgefordert, verschiedene Dokumente bereitzustellen.
Bei der Identitätsprüfung von PXL Vision können die Dokumente schnell und sicher per Handy eingescannt werden. Die KI-unterstütze Verifizierung stärkt nicht nur das Vertrauen in digitale Interaktionen, sondern senkt die Kosten der Kundenverifizierung. Das schnelle Überprüfen der Dokumente macht das Durchlaufen des gesamten KYC-Prozesses attraktiver als herkömmliche KYC-Prozesse und steigert die Kundenkonversion.
Videoidentifikation
Während in den herkömmlichen Prozessen oft eine Videoidentifikation per Mitarbeiter des Unternehmens erforderlich ist, können sich Kunden mit der Lösung von PXL Vision selbstständig via Selfie-Video verifizieren. Das ermöglicht den Kunden, von überall zu jeder Zeit ihre Identität zu verifizieren. Diese Art von Identifizierung reduziert die Abbruchrate, da sie unkompliziert und zeitsparend ist.
Abschluss der KYC-Verifizierung
Nachdem die Dokumente erfolgreich eingescannt und das Selfie-Video aufgenommen wurde, ist die Verifizierung der Identität mit der Lösung von PXL Vision bereits abgeschlossen. Dies hat einen entscheidenden Vorteil für die Kunden, da bei einem herkömmlichen KYC-Prozess oft eine Wartezeit von mindestens 24 Stunden oder mehr eingeplant werden muss.
Die Kunden müssen somit nicht lange auf die Verifizierung warten und die Sicherheit ihrer Identität kann dem Unternehmen schnell mitgeteilt werden. Somit kann der Prozess schnell, effizient und für die Unternehmen kostengünstig abgeschlossen werden.
Das KYC-Verfahren für Unternehmen
Das KYC-Verfahren ist für Unternehmen beispielsweise dann relevant, wenn diese ein Geschäftskonto eröffnen wollen. Bevor sie dies tun, müssen sie einige KYC-konforme Schritte absolvieren und einige Angaben für den Verifizierungsprozess machen. Dazu zählen Daten über die Firma und den Rechtsvertreter, sowie eine Verifizierung durch Letzteren per Video. In einem letzten Schritt wird dann das Unternehmen an sich verifiziert.
Unternehmensinformationen
Bei der Eröffnung eines Kontos und der Durchführung des damit verbundenen KYC-Prozesses werden Sie zunächst aufgefordert, Informationen über Ihr Unternehmen zu liefern.
Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Rechtsform, Firmenname, Branche oder Abteilung, Handelsregisterzahl, Motiv für das Bankkonto, Anzahl der Angestellten, die derzeitige Firmenadresse etc.
Außerdem werden Sie hier wahrscheinlich aufgefordert, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) anzugeben. Dies ist jedoch oft nicht obligatorisch, da einige Unternehmen ihr Geschäftskonto vor der steuerlichen Registrierung einrichten und 90 Tage nach Einrichtung des Kontos Zeit haben, die steuerlichen Angaben zu übermitteln.
Es ist ebenso wichtig zu wissen, dass für bestimmte Rechtsformen zusätzlich zahlreiche Dokumente erforderlich sein können. Dazu können die Gründungsurkunde, eine Liste der Eigentümer, ein Auszug aus dem Handelsregister oder die Jahresabschlüsse gehören.
Angaben zum Rechtsvertreter des Unternehmens
Der nächste Schritt ist relevant für die rechtmäßigen Vertreter Ihres Unternehmens, welche auch als UBOs (Ultimate Beneficial Owners) bezeichnet werden. Jeder Anteilseigner, der mindestens 25 % besitzt, muss für den KYC-Prozess folgende Angaben machen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, -ort und -land, aktuelle Adresse und Steueridentifikationsnummer.
Video zur Verifizierung des gesetzlichen Vertreters
Der nächste Schritt dient der eindeutigen Verifizierung der Rechtsvertreter des Unternehmens. Diese läuft per Videoanruf ab. Halten Sie dabei Ihren Personalausweis bereit.
Verifizierung des Unternehmens
Durch die Bereitstellung der erforderlichen Daten und Unterlagen steht der Verifizierung des Unternehmens und der Eröffnung des gewünschten Geschäftskontos nichts mehr im Wege. Voraussetzung dafür ist, dass alle Rechtsvertreter des Unternehmens die Videoverifizierung bestanden und alle obligatorischen Dokumente in geeigneter Weise vorgelegt haben.
Die KYC-Prüfung
Hier sehen Sie eine Auflistung der Informationen, welche während der KYC-Prüfung erhoben werden können. Die Anzahl und Auswahl der Informationen variiert stark nach individuellen Sicherheitsanforderungen und Compliance-Regularien je Branche bzw. Anwendungsfall.
Daten zur Identifizierung juristischer Personen:
Zur Identifizierung einer juristischen Person werden zumeist folgende Daten benötigt: Firmenzweck, Branchenkennzeichen, Sitz, Mitarbeiterzahl, Umsatz, Grundkapital, Gründungsdatum, Handelsregisternummer, Sitz Amtsgericht, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, LEI, Sanktionslistenstatus und Informationen über Aktionäre, Beteiligungen und wirtschaftlich Berechtigte.
Daten zur Identifizierung natürlicher Personen:
Bei der KYC-Verifizierung müssen unter anderem Name, Zeitraum, Stadt und Status des PEP (Politisch Exponierte Person) sowie ggf. die Sanktionsliste von wirtschaftlich Berechtigten, Anteilseignern und Amtsträgern verifiziert werden. Handelt es sich bei einer Person um eine politisch verbundene Person, gelten verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG, da ein erhöhtes Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiko bestehen kann.
Daten zum Nachweis des wirtschaftlichen Eigentums:
Die Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers eines Unternehmens ist von zentraler Bedeutung für Ihre gesetzlichen Verpflichtungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. In diesem Zusammenhang sind auch laufend Veränderungen in der Gesellschaftsstruktur (Eigentums- und Kontrollstruktur) bei wirtschaftlich Berechtigten zu beobachten. Der Zweck des KYC-Checks besteht unter anderem darin, sicherzustellen, dass der Geschäftspartner nicht auf einer Sanktions-, Überwachungs- oder PEP-Liste steht. Im Wesentlichen sind die Herkunft von Geldern und Vermögenswerten sowie Angaben zur Kundenbeziehung oder beabsichtigten Transaktion wie Transaktionsumfang oder Arten von Zahlungsvorgängen zu erfassen.
Dokumente zu KYC-Informationen:
Die gesuchten Informationen sollten mit offiziellen Dokumenten aus dem Firmenbuch, transparenten Register usw. erfasst werden. Daher ist die Aufrechterhaltung von revisionssicheren Dokumenten im Rahmen der KYC-Kontrolle ausgesprochen wichtig.
Die Wichtigkeit des KYC-Prinzips
Warum ist das „Know Your Customer“-Prinzip so wichtig?
KYC-Prozesse werden von Unternehmen verwendet, um potenzielle Kunden genauer zu untersuchen.
Insbesondere Banken und Finanzdienstleister prüfen ihre Geschäftsbeziehungen sehr genau, da sie strengeren Vorschriften unterliegen. Finanzinstitute wollen Geldwäsche, Korruption oder Terrorismus durch detaillierte KYC-Kontrollen vermeiden. Aufgrund der engen Thematik der Geldwäsche wird der KYC-Prozess in der Finanzbranche oft auch als AML (Anti-Money Laundering)-Prozess bezeichnet.
Das KYC-Prinzip zusammengefasst:
- Der KYC-Prozess ist ein Ansatz, der sich besonders für Banken und Finanzinstitute eignet.
- Hier werden die Profile potenzieller Kunden dahingehend überprüft, ob sie mit ihren offenen Geschäftskonten keine illegalen Aktivitäten betreiben.
Wer ist zur KYC-Prüfung verpflichtet?
Jedes regulierte Finanzinstitut hat die Pflicht, Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität zu verhindern. Aufgrund der verschärften Anforderungen der europäischen Richtlinie und der Änderung des Geldwäschegesetzes stehen immer mehr Unternehmen in der Verantwortung, zur Geldwäscheprävention beizutragen.
Gesetzliche Verpflichtungen des KYC-Prinzips u. a. aus Artikel 8 der 3. EU-Geldwäscherichtlinie und dem Geldwäschegesetz (GWG) 10 ff., 11, 12 (§ 25i Kreditwesengesetz (KWG) für den Devisenhandel mit Kryptowährungen).
Das bedeutet, dass folgende Unternehmen/Dienstleister zur KYC-Prüfung verpflichtet sind:
- Banken
- Kreditinstitute
- Finanzdienstleistungsunternehmen
- Finanzunternehmen
- Versicherungsunternehmen
- Rechtsanwälte
- Notare
- Wirtschaftsprüfer
- Steuerberater
- Immobilienmakler