Glossar KYB

KYB Einfach erklärt

Digitale Geschäftsmodelle setzen Geschwindigkeit und Vertrauen voraus – auch im B2B. Dabei genügt es längst nicht mehr, nur Privatkunden zu identifizieren. Wer Unternehmen als Kunden gewinnt, muss deren Identität, Eigentümerstruktur und Risikoprofil prüfen. Genau hier setzt KYB an – kurz für Know Your Business.

Der KYB-Prozess schützt vor Geldwäsche, Betrug und Reputationsschäden – und ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings sind klassische KYB-Prozesse oft zeitaufwendig, manuell und fehleranfällig. Medienbrüche und fehlende Systemintegration erschweren zusätzlich eine effiziente Umsetzung. Dieser Artikel zeigt, wie digitale Identitätslösungen KYB sicher, schnell und skalierbar machen.

Was bedeutet KYB?

Know Your Business (KYB) ist ein Verfahren zur digitalen Identitätsprüfung von Unternehmen. Ziel ist es, Geschäftspartner rechtskonform zu verifizieren, inklusive Einsicht in Eigentumsverhältnisse, wirtschaftlich Berechtigte (UBOs) und potenzielle Risiken. Der KYB-Prozess ist fester Bestandteil gesetzlicher Anforderungen wie der EU-Geldwäscherichtlinie (AMLD), dem Geldwäschegesetz (GwG) in Deutschland oder dem FM-GwG in Österreich oder dem Geldwäschereigesetz (GwG) in der Schweiz.

Im Gegensatz zu KYC (Know Your Customer), das sich direkt auf die Identifizierung von Endkunden bezieht, konzentriert sich KYB primär auf juristische Einheiten wie Firmen, Organisationen oder Gesellschaften – national wie international. Dabei ist die Ermittlung der dahinterstehenden wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) – also natürlicher Personen, die Kontrolle oder Einfluss ausüben – ein wesentlicher Bestandteil des KYB-Prozesses.

Wer ist zur KYB-Prüfung verpflichtet?

KYB ist für alle Unternehmen relevant, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Beziehungen zu anderen Firmen eingehen, besonders, wenn es sich um regulierte Branchen handelt. Dazu gehören unter anderem:

• FinTechs und Neobanken, die Firmenkonten bereitstellen
• Zahlungsdienstleister, die Businesskunden onboarden
• Versicherer und Assekuradeure, die gewerbliche Policen zeichnen
• Krypto-Plattformen, die unter AMLD- oder MiCA-Regulierung stehen
• Leasing- und Factoring-Anbieter, die sich an B2B-Kunden richten
• B2B-Plattformen, die Registrierungen oder Transaktionen zwischen Unternehmen ermöglichen

In der Praxis betrifft KYB auch alle, die eine Geschäftsbeziehung mit potenziell risikobehafteten Firmen eingehen – etwa aus Hochrisikoländern (z. B. Iran, Russland, Nordkorea) oder mit komplexer Eigentümerstruktur.

So läuft ein KYB-Prozess ab

Ein vollständiger KYB-Prozess umfasst mehrere Stufen, die zusammen ein Risikoprofil des Unternehmens abbilden:

1. Identifikation des Unternehmens: Abgleich mit offiziellen Registern, Prüfung von Name, Sitz, Rechtsform, Status
2. Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter (UBOs): Wer hält Anteile oder kontrolliert das Unternehmen direkt/indirekt?
3. Risikobewertung & Prüfung gegen Sanktionslisten: Abgleich mit PEP- und AML-Listen, politische oder geografische Risiken
4. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Revisionssichere Ablage aller Prüfschritte
5. Regelmäßiges Monitoring: Aktualisierung bei Veränderungen, z. B. bei UBO-Wechsel oder Umfirmierung

Je nach Unternehmensstruktur kann dieser Prozess einfach oder sehr komplex sein – insbesondere bei verschachtelten Beteiligungen oder internationalen Gesellschaften.

Herausforderungen in der Praxis

Die Umsetzung von KYB-Prüfungen stellt Unternehmen in der Praxis vor vielfältige Herausforderungen, sowohl organisatorisch als auch technisch und rechtlich. Besonders in internationalen Kontexten und bei wachstumsstarken Geschäftsmodellen treten folgende Stolpersteine häufig auf:

1. Komplexe Eigentümerstrukturen und internationale Beteiligungen

Gerade bei Holdings, Beteiligungsgesellschaften oder ausländischen Firmensitzen kann die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) schnell unübersichtlich werden. Kettenbeteiligungen, Trusts oder Briefkastenfirmen erschweren eine transparente Aufklärung. Die manuelle Recherche nach UBOs ist zeitaufwendig – und birgt ein hohes Fehlerrisiko.

2. Medienbrüche und fehlende Systemintegration

Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf papierbasierte oder hybride Prozesse: KYB-Anträge per E-Mail, manuelle Listenpflege, keine zentrale Dokumentation. Es fehlen Schnittstellen zu Handelsregistern, CRM-Systemen oder Sanktionsdatenbanken – was zu Verzögerungen, Redundanzen und Reibungsverlusten führt.

3. Rechtliche Anforderungen in verschiedenen Ländern

Die regulatorischen Rahmenbedingungen unterscheiden sich nicht nur zwischen EU-Mitgliedstaaten, sondern auch gegenüber Nicht-EU-Ländern wie der Schweiz:

• In Deutschland gilt das Geldwäschegesetz (GwG) mit konkreten Pflichten zur UBO-Ermittlung, Dokumentation und laufenden Überprüfung. Eine effiziente GwG-Prüfung sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse rechtskonform und gleichzeitig kundenfreundlich gestalten können.
• In Österreich regelt das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) die KYB-Anforderungen für Kredit- und Finanzinstitute.
• In der Schweiz kommt das Geldwäschereigesetz zur Anwendung. Es verpflichtet Finanzintermediäre zur Abklärung des Vertragspartners und der kontrollierenden Personen – allerdings teils mit anderen Schwellenwerten und Definitionen als im EU-Raum.

Gerade internationale Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder grenzüberschreitendem Kundenstamm müssen daher länderspezifische Unterschiede im KYB-Prozess berücksichtigen – was zusätzliche Komplexität erzeugt.

4. Zeitaufwand und Ressourcenbindung

Manuelle KYB-Prüfungen ziehen sich oft über mehrere Tage oder sogar Wochen – insbesondere bei fehlenden Daten oder Rückfragen an Kunden. Für Compliance-Teams bedeutet das: hoher Rechercheaufwand, unproduktive Rücksprachen, belastende Nachweisdokumentation. Gleichzeitig leidet die Customer Experience – und damit potenziell auch die Conversion Rate im Onboarding.

5. Datenschutz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Gerade bei personenbezogenen Daten von wirtschaftlich Berechtigten müssen Datenschutzvorgaben wie DSGVO (EU) oder DSG (CH) eingehalten werden. Gleichzeitig verlangen Aufsichtsbehörden eine transparente Dokumentation und jederzeitige Nachvollziehbarkeit aller Prüfschritte. Ohne automatisierte und revisionssichere Systeme ist dieser Spagat kaum zu bewältigen.

Vorteile automatisierter KYB-Lösungen

Mit Hilfe von modernen Identifikationslösungen wie PXL Ident kann der erste wichtige Teil des KYB-Prozesses, die Identitätsprüfung, automatisiert werden. Durch effiziente Integrationen in CRM-Systeme (z. B. Salesforce), die Anbindung relevanter Schnittstellen und weitere Detailprüfungen lässt sich in Kombination ein vollständig digitaler, automatisierter KYB-Prozess abbilden - rechtskonform, schnell und skalierbar.

Die Vorteile eines automatisierten KYB-Prozesses:

• Automatische Datenabfrage aus Handelsregistern
• Digitale Ermittlung von UBOs, auch bei komplexen Eigentümerstrukturen
• Beschleunigte Onboarding-Prozesse, ideal für FinTechs und B2B-Plattformen
• Revisionssichere Dokumentation für interne und externe Prüfungen
• Nahtlose Datenintegration ins CRM-System

Ein anschauliches Beispiel für die Umsetzung bietet die Case Study mit SwiPay, einem FinTech, das KYB und digitale Signatur in unter 48 Stunden realisiert hat.

Das KYC-Verfahren für Unternehmen

Das KYC-Verfahren ist für Unternehmen beispielsweise dann relevant, wenn diese ein Geschäftskonto eröffnen wollen. Bevor sie dies tun, müssen sie einige KYC-konforme Schritte absolvieren und einige Angaben für den Verifizierungsprozess machen. Dazu zählen Daten über die Firma und den Rechtsvertreter, sowie eine Verifizierung durch Letzteren per Video. In einem letzten Schritt wird dann das Unternehmen an sich verifiziert.

Unternehmensinformationen
Bei der Eröffnung eines Kontos und der Durchführung des damit verbundenen KYC-Prozesses werden Sie zunächst aufgefordert, Informationen über Ihr Unternehmen zu liefern. Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Rechtsform, Firmenname, Branche oder Abteilung, Handelsregisterzahl, Motiv für das Bankkonto, Anzahl der Angestellten, die derzeitige Firmenadresse etc.

Außerdem werden Sie hier wahrscheinlich aufgefordert, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) anzugeben. Dies ist jedoch oft nicht obligatorisch, da einige Unternehmen ihr Geschäftskonto vor der steuerlichen Registrierung einrichten und 90 Tage nach Einrichtung des Kontos Zeit haben, die steuerlichen Angaben zu übermitteln. Es ist ebenso wichtig zu wissen, dass für bestimmte Rechtsformen zusätzlich zahlreiche Dokumente erforderlich sein können. Dazu können die Gründungsurkunde, eine Liste der Eigentümer, ein Auszug aus dem Handelsregister oder die Jahresabschlüsse gehören.

Angaben zum Rechtsvertreter des Unternehmens
Der nächste Schritt ist relevant für die rechtmäßigen Vertreter Ihres Unternehmens, welche auch als UBOs (Ultimate Beneficial Owners) bezeichnet werden. Jeder Anteilseigner, der mindestens 25 % besitzt, muss für den KYC-Prozess folgende Angaben machen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, -ort und -land, aktuelle Adresse und Steueridentifikationsnummer.

Video zur Verifizierung des gesetzlichen Vertreters
Der nächste Schritt dient der eindeutigen Verifizierung der Rechtsvertreter des Unternehmens. Diese läuft per Videoanruf ab. Halten Sie dabei Ihren Personalausweis bereit.

Unternehmensprüfung als Wettbewerbsvorteil

KYB ist weit mehr als eine Pflichtaufgabe für Compliance. Es ist ein entscheidender Faktor für Vertrauen, Effizienz und Wachstum im digitalen B2B. Wer KYB strategisch denkt und automatisiert umsetzt, reduziert nicht nur Risiken, sondern schafft gleichzeitig die Grundlage für reibungslose Geschäftsbeziehungen.

Mit skalierbaren KYB-Prozessen lassen sich neue Kundensegmente schneller erschließen – ob im FinTech, E-Commerce oder Plattformgeschäft.