Glossar Dokumente verifizieren

Dokumente verifizieren

Dokumente verifizieren: Darauf kommt es an

Dokumente bilden in vielen Geschäftsprozessen die Grundlage für Entscheidungen – sei es bei der Eröffnung eines Bankkontos, im Rahmen von Kreditvergaben oder bei der Abwicklung von Verträgen. Doch die wachsende Digitalisierung eröffnet auch Betrügern neue Möglichkeiten, gefälschte oder manipulierte Unterlagen in Umlauf zu bringen. Für Unternehmen entsteht dadurch ein enormes Risiko. Dieses zeigt sich nicht nur in finanziellen Schäden, sondern auch in regulatorischen Konsequenzen,
etwa bei Verstößen gegen Anti-Geldwäsche-Vorgaben (AML) oder Know Your Customer-Richtlinien.

Die digitale Verifizierung von Dokumenten ist eine zentrale Sicherheitsmaßnahme. Sie stellt sicher, dass gefälschte Unterlagen gar nicht erst akzeptiert werden. Sie ist daher nicht nur ein fester Bestandteil moderner Betrugsprävention, sondern trägt maßgeblich dazu bei, gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Dazu zählt unter anderem die GwG-Prüfung im Rahmen des Geldwäschegesetzes.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Verifizierungsprozess von Dokumenten im digitalen Umfeld abläuft, welche Technologien dabei zum Einsatz kommen und welche Vorteile Unternehmen durch automatisierte Lösungen gewinnen können.

Wie läuft die Verifizierung von Dokumenten ab?

Die Verifizierung von Dokumenten folgt einem klar strukturierten Prozess, der sowohl technische als auch sicherheitsrelevante Prüfungen umfasst. Ziel ist es, die Echtheit des Dokuments zu bestätigen und mögliche Manipulationen frühzeitig zu erkennen, ohne dabei die Customer Journey zu unterbrechen oder zu stören.

Dabei hat sich ein mehrstufiger Ablauf bewährt:

Erfassung des Dokuments
Der erste Schritt ist die digitale Erfassung des Dokuments. Nutzer können Dateien direkt hochladen, ein Foto mit ihrem Smartphone oder einem Scanner aufnehmen. Entscheidend ist dabei, dass das Dokument vollständig und gut lesbar abgebildet wird.
Bildoptimierung und Perspektivkorrektur
Um eine optimale Ausgangsbasis für die weitere Prüfung zu schaffen, wird das Bild automatisch optimiert. Dazu zählen das Zuschneiden auf den relevanten Dokumentbereich, die Korrektur von Verzerrungen sowie die Anpassung von Helligkeit und Kontrast. So werden auch unter schwierigen Bedingungen gut erkennbare Ergebnisse sichergestellt.
Texterkennung mittels OCR
Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden die relevanten Textelemente aus dem Dokument extrahiert. Moderne OCR-Systeme nutzen dabei KI, um auch schwierige Layouts, verschiedene Schriftarten oder mehrsprachige Inhalte präzise zu erfassen.
Validierung der extrahierten Daten
Im Anschluss werden die gewonnenen Daten mit bestehenden Datenbanken und Prüfalgorithmen abgeglichen. So lassen sich formale Fehler, Inkonsistenzen oder auffällige Abweichungen frühzeitig identifizieren.
Authentizitätsprüfung und Sicherheitsfeatures erkennen
Abschließend werden nach Bedarf Sicherheitsmerkmale wie Wasserzeichen, Hologramme oder maschinenlesbare Zonen (MRZ) analysiert, um die Authentizität des Dokuments zu bestätigen. In dieser Phase können auch Spuren von Manipulationen, wie Retuschen oder Layout-Inkonsistenzen, erkannt werden.

Dieser automatisierte Ablauf ermöglicht es Unternehmen, Dokumente in Echtzeit zu prüfen. Dokumente lassen sich so effizient, skalierbar und ohne Medienbruch verifizieren. Insbesondere im digitalen Onboarding-Prozess trägt dies entscheidend dazu bei, Betrugsversuche abzuwehren und regulatorische Anforderungen sicher zu erfüllen. Wer zahlreiche Dokumente verifizieren muss, kommt an einer automatisierten und technischen Lösung nicht vorbei.

Vorteile der automatisierten Dokumentenprüfung für Unternehmen

Die automatisierte Verifizierung von Dokumenten bietet weit mehr als nur Schutz vor Fälschungen. Sie trägt entscheidend dazu bei, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, regulatorische Vorgaben sicher zu erfüllen und gleichzeitig ein reibungsloses Nutzererlebnis zu ermöglichen.

Unternehmen profitieren dabei von folgenden Vorteilen:

Betrugsprävention stärken: Manipulierte oder gefälschte Dokumente werden frühzeitig erkannt, bevor es zu finanziellen Schäden oder rechtlichen Risiken kommt.
Prozesse beschleunigen: Die Automatisierung der Dokumentenverifizierung reduziert manuelle Prüfaufwände und ermöglicht Entscheidungen in Echtzeit.
Fehlerquellen minimieren: Intelligente Prüfalgorithmen und KI-gestützte OCR-Technologien minimieren menschliche Fehler, die bei manueller Eingabe und Kontrolle häufig auftreten.
Regulatorische Compliance sichern: Gesetzliche Anforderungen (etwa im Rahmen von KYC, AML oder DSGVO) werden zuverlässig eingehalten.
Kundenerlebnis verbessern: Ein medienbruchfreier, schneller Verifizierungsprozess sorgt für höhere Abschlussquoten und eine positive User Experience.

Besonders in Branchen mit hohen Sicherheitsanforderungen, wie der Finanzindustrie oder im E-Government, verschafft die automatisierte Dokumentenprüfung Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Typische Anwendungsbereiche der Dokumentenprüfung

Die Einsatzmöglichkeiten digitaler Dokumentenverifizierung sind vielfältig. Überall dort, wo Verlässlichkeit und regulatorische Sicherheit gefragt sind, hilft eine automatisierte Verifizierung, Risiken zu minimieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Branche / Bereich	Typische Anwendungsfälle
Finanzdienstleistungen	Kontoeröffnungen, Kreditvergabe, Hypothekenprüfung
E-Commerce & Marktplätze	Altersverifikation, Betrugsprävention bei Bestellungen, Zahlungssicherung
Gaming & Streaming	Altersverifikation für Plattformzugänge, Jugendschutz gemäß KJM-Vorgaben
Gesundheitswesen	Patientenidentifikation, Verifizierung von Versicherungsnachweisen, digitale Gesundheitsanträge
E-Government & Verwaltung	Online-Antragsprozesse, Verifikation von Führerschein, Ausweis oder Aufenthaltstitel
Human Resources	Prüfung von Zeugnissen, Arbeitsverträgen, Ausbildungsnachweisen im digitalen Bewerbungsprozess

Effizient Dokumente verifizieren mit PXL Vision

PXL Vision ermöglicht Unternehmen im Rahmen der Identitätsprüfung die nahtlose Integration sicherer Dokumentenprüfungen in bestehende digitale Prozesse. Unsere Lösungen kombinieren modernste OCR-Technologie, KI-basierte Plausibilitätsprüfungen und automatisierte Sicherheitschecks zu einem ganzheitlichen Verifizierungsprozess.

Dabei lassen sich einzelne Prozessmodule individuell kombinieren und flexibel an branchenspezifische Anforderungen anpassen, sodass Unternehmen jederzeit die volle Kontrolle über ihre Workflows behalten. Von der schnellen Altersverifizierung für Online-Shops bis zur umfassenden Kundenidentifikation im Finanzsektor.

FAQ zur Dokumentenprüfung

Wie unterscheidet sich die Dokumentenprüfung von der Identitätsprüfung?

Die Dokumentenverifizierung prüft ausschließlich die Echtheit des eingereichten Dokuments, während bei der Identitätsprüfung zusätzlich die Zugehörigkeit der Person zum Dokument überprüft wird.

Welche Rolle spielt OCR bei der Verifizierung?

OCR-Technologie bildet die Basis für die automatisierte Auslesung von Dokumenteninhalten und ermöglicht so eine effiziente, fehlerfreie Weiterverarbeitung im Rahmen der Verifizierung.

Lässt sich die Dokumentenverifizierung vollständig automatisieren?

Ja, moderne Systeme ermöglichen eine vollständig automatisierte Dokumentenprüfung, von der Erfassung bis zur finalen Entscheidung. Dabei kommen Technologien wie OCR, KI-gestützte Validierungsmechanismen und Plausibilitätsprüfungen zum Einsatz.

Wenn es regulatorisch oder aus Compliance-Sicht erforderlich ist, kann auch ein sogenannter „Human in the Loop“integriert werden. So bleibt der Prozess flexibel, ohne auf Effizienz oder Skalierbarkeit zu verzichten.

Welche Dokumenttypen können verifiziert werden?

Neben klassischen Ausweisdokumenten können auch Führerscheine, Rechnungen, Arbeitsverträge, Versicherungsnachweise oder ärztliche Bescheinigungen digital verifiziert werden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Verifizierung Ihrer Dokumente?

Sprechen Sie mit unseren Experten

Entdecken Sie unser Produktportfolio