Glossar Digitales Onboarding

Digitales Onboarding

Digitales Onboarding – einfach erklärt

Wo früher Formulare per Post verschickt, Ausweiskopien manuell geprüft und Verträge vor Ort unterschrieben wurden, reicht heute oft ein Smartphone. Möglich macht das digitales Onboarding. Ein Prozess, der sich in vielen Branchen zum Standard entwickelt hat.

Doch was genau steckt hinter dem Begriff? In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über Definition, Ablauf, Einsatzbereiche und rechtliche Anforderungen rund um das digitale Onboarding von Kunden.

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding beschreibt den digitalen Prozess zur Identifizierung und Verifizierung von Personen oder Unternehmen über ein sicheres Online-Portal. Ziel ist es, neue Kundinnen und Kunden schnell, rechtskonform und medienbruchfrei für digitale Produkte oder Dienstleistungen zu registrieren – ohne persönliches Erscheinen oder postalische Unterlagen.

Besonders relevant ist digitales Onboarding in regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Versicherungswesen, wo gesetzliche Vorgaben wie KYC, AML oder eIDAS Regularien eingehalten werden müssen. Auch im E-Commerce, in der Telekommunikation oder bei Online-Plattformen leistet digitales Onboarding einen wichtigen Beitrag zur Sicherheit und Effizienz – sowohl für Unternehmen als auch für deren Nutzer.

Hinweis zur Begriffsnutzung:

Der Begriff „digitales Onboarding“ wird auch im Personalbereich verwendet, etwa für die strukturierte digitale Einführung neuer Mitarbeiter in Unternehmen. In diesem Artikel bezieht sich der Begriff jedoch ausschließlich auf die digitale Identifizierung und Verifizierung von Kunden im Rahmen von Geschäftsprozessen. Also auf das, was häufig auch als Customer Onboarding bezeichnet wird.

So funktioniert der digitale Onboarding-Prozess

Ein digitales Onboarding umfasst in der Regel folgende Schritte:

Dateneingabe: Nutzerinnen und Nutzer geben personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum oder Kontaktdaten über ein Online-Formular ein.
Dokumenten-Upload oder -Erfassung: Ausweisdokumente werden fotografiert, hochgeladen oder per NFC ausgelesen.
Identitätsprüfung: Die Prüfung erfolgt automatisiert, etwa durch KI-basierte Dokumentenerkennung, Biometrie oder zusätzliche Sicherheitsmechanismen.
Regulatorische Prüfung: Bei Bedarf (z. B. im Finanzsektor) erfolgt eine AML-/KYC-Prüfung zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Bestätigung & Abschluss: Nach erfolgreicher Verifizierung wird der Zugang zum gewünschten Produkt oder Dienst freigeschaltet – meist in wenigen Minuten.

Anwendungsbereiche & Branchen

Digitales Onboarding kommt überall dort zum Einsatz, wo es auf sichere und schnelle Online-Identifikation ankommt. Je nach Branche gelten unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, etwa die eIDAS-Verordnung oder KYC-Regeln, die beim digitalen Onboarding zuverlässig erfüllt werden müssen.

Banken & FinTechs: Digitale Kontoeröffnung inklusive KYC, AML-Prüfung und QES
Versicherungen: Abschluss von Policen ohne Medienbruch
Telekommunikation: SIM-Karten-Registrierung oder Vertragsabschlüsse per App
Online-Plattformen & Marktplätze: Altersverifizierung, KYC, Identitätsprüfung bei Anmeldung

Herausforderungen beim digitalen Onboarding

Trotz zahlreicher Vorteile ist der digitale Onboarding-Prozess nicht frei von Stolpersteinen. Die häufigsten Herausforderungen umfassen:

Komplexe Nutzerführung: Zu viele Schritte, unklare Navigation oder nicht intuitive Benutzeroberflächen führen zu Frustration.
Lange Wartezeiten: Verzögerungen bei der Verifizierung oder manuelle Zwischenschritte senken die Abschlusswahrscheinlichkeit.
Technische Hürden: Nicht unterstützte Geräte oder Dokumente, mangelnde mobile Optimierung oder schlechte Performance beeinträchtigen die Nutzbarkeit.
Medienbrüche: Wenn der Nutzer während des Prozesses auf andere Kanäle (z. B. E-Mail, Post) ausweichen muss, leidet die Nutzererfahrung.
Geringes Vertrauen: Unklare Kommunikation zur Datensicherheit oder unbekannte Drittanbieter für einzelne Prozessschritte können potenzielle Kundinnen und Kunden abschrecken.

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess setzt daher sowohl auf leistungsstarke Technologie als auch auf eine nutzerzentrierte Gestaltung.

Best Practices für ein reibungsloses Kunden-Onboarding

Ein effizientes, nutzerorientiertes Onboarding kombiniert technologische Exzellenz mit durchdachter Prozessgestaltung. Besonders bewährt haben sich folgende Prinzipien:

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Einhaltung aller relevanten regulatorischen Vorgaben, etwa der eIDAS-Verordnung, den KYC-Richtlinien oder der DSGVO (bzw. rev DSG in der Schweiz). Ebenso wichtig ist eine mehrstufige Verifizierung, bei der beispielsweise Ausweisdokumente, biometrische Merkmale und Einmalpasswörter kombiniert werden. Dies maximiert Sicherheit und Betrugsschutz.

Nicht zuletzt entscheidet die Benutzerführung über den Erfolg: Eine klar strukturierte, mobil optimierte Oberfläche mit verständlichen Anweisungen und schnellen Rückmeldungen steigert das Vertrauen der Nutzer und senkt die Abbruchrate deutlich.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Digitales Onboarding ist nicht nur eine technologische, sondern auch eine rechtlich regulierte Herausforderung. Unternehmen, die Personen online identifizieren oder verifizieren möchten, müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse den geltenden Gesetzen entsprechen, etwa im Hinblick auf Datenschutz und GwG-Prüfung, für die elektronische Signatur, die manchmal auch Teil des digitalen Onboardings ist, gibt es ebenfalls Vorschriften.

Je nach Land gelten dabei unterschiedliche gesetzliche Vorgaben und Aufsichtsbehörden. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Regelwerke und Zuständigkeiten im DACH-Raum:

Land	Relevante Gesetze & Regelwerke	Zuständige Behörden
Deutschland	• eIDAS-Verordnung (EU) • Geldwäschegesetz (GwG) • Telemediengesetz (TMG)	• BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) • Bundesnetzagentur
Österreich	•Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) • E-Government-Gesetz • eIDAS-Verordnung (EU)	• FMA (Finanzmarktaufsicht) • Bundesministerium für Finanzen
Schweiz	ZertES (Schweizer Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste) • Geldwäschereigesetz (GwG) • FINMA-Rundschreiben 2016/7 • Datenschutzgesetz (revDSG)	• FINMA (Eidgenössische Finanzmarktaufsicht) • EDÖB (Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter)

Digitales Onboarding mit PXL Vision

Die Softwarelösung von PXL Vision bietet Unternehmen eine hochgradig automatisierte und individuell anpassbare Möglichkeit zur digitalen Identitätsprüfung. Die Lösung lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, passt sich flexibel an CI/CD-Vorgaben an und bietet ein exzellentes Nutzungserlebnis.

Durch intelligente KI-Verfahren, eine große Auswahl unterstützter Ausweisdokumente und sofortige Rückmeldung bei Fehlern wird der Onboarding-Prozess deutlich beschleunigt. Gleichzeitig sorgt höchste Datensicherheit für Vertrauen – ein entscheidender Faktor bei sensiblen Prozessen wie der digitalen Kundenidentifikation.

FAQ zum digitalen Onboarding

Was versteht man unter digitalem Onboarding?

Digitales Onboarding ist der digitale Prozess zur Identifizierung und Verifizierung von Personen oder Unternehmen. Es ermöglicht die sichere Anmeldung für digitale Dienste – vollständig online und gesetzeskonform.

Ist digitales Onboarding rechtsgültig?

Ja. In der DACH-Region ist digitales Onboarding rechtlich zulässig, sofern es den jeweiligen nationalen Vorschriften entspricht – etwa der eIDAS-Verordnung, dem Geldwäschegesetz oder den Regelungen der nationalen Aufsichtsbehörden.

Welche Vorteile bietet digitales Onboarding für Unternehmen?

Digitales Onboarding reduziert Kosten, beschleunigt Prozesse, erhöht die Conversion Rate und verbessert die Kundenerfahrung. Gleichzeitig erfüllt es gesetzliche Anforderungen und stärkt die digitale Wettbewerbsfähigkeit.

Welche Risiken bestehen beim digitalen Onboarding?

Zu den Risiken zählen Betrugsversuche wie Phishing oder Deepfakes sowie Dokumentenfälschung. Moderne Identitätsprüfungslösungen nutzen KI und mehrstufige Verifikationsmechanismen, um diese Risiken wirksam zu minimieren.

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